Designació de l’Òrgan de Control Intern i Comunicació

Una de les obligacions dels subjectes obligats és designar un Òrgan de Control Intern i Comunicació (d’ara en endavant, OCIC). Aquest òrgan és l’encarregat d’elaborar la política interna, de formació, l’avaluació de riscos i l’avaluació de l’eficàcia del sistema de mitigació de riscos, entre altres. Per dur a terme les seves tasques l’OCIC ha de disposar de l’autoritat i dels recursos necessaris per establir un programa eficaç de prevenció i lluita contra el blanqueig de diners o valors i el finançament del terrorisme (BC/FT) i, per tant, ha de tenir capacitat i coneixement relatius al subjecte obligat i a la normativa aplicable en matèria de BC/FT.

Es poden diferenciar dos supòsits d’OCIC en funció del tipus de subjecte obligat:

i) Si l’agent immobiliari és una persona física titular de l’activitat, tindrà la consideració d’OCIC per defecte i haurà de presentar a les dependències de la UIFAND el formulari degudament omplert.
ii) Si, en canvi, el subjecte obligat és un persona jurídica, per exemple, una immobiliària, l’OCIC pot tenir tant caràcter unipersonal com col·legiat en funció de l’estructura, la complexitat i la grandària del negoci. S’haurà de presentar a les dependències de la UIFAND el formulari degudament omplert.

En cas de persones jurídiques, és important incidir en la composició de l’OCIC ja que els membres del mateix han de complir amb uns criteris mínim establerts per la normativa BC/FT com, per exemple, ser membres d’alta direcció (per a més informació veure CT 04/2018 i article 40 Llei 14/2017).

Qualsevol modificació en la composició de l’OCIC haurà de ser notificada a la UIFAND en un termini màxim de quinze dies.

Documents d’interès

Formulari de designació OCIC i representant
Comunicat tècnic CT-04/2018

Designació del representant davant de la UIFAND

Conjuntament amb la comunicació de la composició de l’OCIC, el subjecte obligat ha de designar el representant davant de la UIFAND i comunicar-lo a aquesta Unitat mitjançant el mateix Formulari de designació de l’OCIC i del representant.
Les seves úniques funcions estan establertes a l’article 40.4 de la Llei 14/2017 i són:

• Efectuar les declaracions de sospita a què es refereix l’article 20 de la Llei 14/2017; i

• Rebre les sol·licituds i requeriments de la UIFAND.

Els requeriment necessaris per ser representant davant de la UIFAND és ésser directiu membre de l’OCIC sota els criteris que s’exigeixen per formar part de l’OCIC (per a més informació veure CT 04/2018 i article 40 Llei 14/2017).
Qualsevol canvi en la persona designada per ser representant davant de la UIFAND haurà de ser notificat en un termini màxim de quinze dies.

 

Mesures de diligència deguda

Les mesures de diligència deguda (d’ara en endavant, mesures de DD) constitueixen un procés essencial a l’hora de prevenir i lluitar contra el BC/FT. Mitjançant aquest procés, el subjecte obligat recopila, actualitza i conserva tota la informació i documentació rellevant del seu client. El subjecte obligat ha de determinar l’abast de les mesures de DD en funció del risc tenint en compte, entre d’altres, el volum de les operacions, el propòsit i la durada de la relació de negoci.

Quines són les mesures de DD?

Les mesures de DD inclouen uns mínims:

1) Identificació i verificació de la identitat del client en base a documents fiables.
2) Identificació i verificació de la identitat del beneficiari efectiu i enteniment de l’estructura de control i propietat del client.
3) Comprensió del propòsit i índole de la relació de negoci.
4) Implementació de mesures de seguiment i documentació de l’origen dels fons.

Per a més informació, veure l’article 9 de la Llei 14/2017.
Aquestes mesures s’han d’aplicar d’acord amb l’enfocament basat en el risc dels clients.

Quan el subjecte obligat ha d’aplicar les mesures de DD?

Les mesures de DD s’han d’aplicar quan:

- S’estableixi una relació de negocis;
- S’efectuï una operació ocasional per un valor igual o superior a 15.000 euros, ja es dugi aquesta a terme en una operació o en diverses operacions entre les quals sembli existir algun tipus de relació;
- Existeixin sospites de blanqueig de diners o valors o de finançament del terrorisme;
- Existeixin dubtes sobre la veracitat, l’adequació o la validesa de les dades d’identificació del client obtingudes amb anterioritat;
- Les conductes estiguin tipificades com a susceptibles de comportar operacions de blanqueig o de finançament del terrorisme o qualificades d’especial vigilància per la UIFAND, mitjançant comunicats tècnics;

Per a més informació, veure l’article 8 de la Llei 14/2017.

Identificació i verificació de la identitat del client i del beneficiari efectiu

Definicions
Es considera client tota persona física o jurídica a qui s’ofereixi un producte o servei en l’exercici de les seves activitats subjectes a la Llei 14/2017.
La Llei 14/2017 defineix com a beneficiari efectiu la persona o persones físiques que controlin en últim terme el client i/o la persona o persones físiques per compte de les quals es realitza l’operació o l’activitat.
Per a més informació, veure la Guia beneficiari efectiu.

Quan es verifica la identitat del client i del beneficiari efectiu?
a) Abans que s’estableixi una relació de negocis o que es realitzi una operació.
b) Si el risc de blanqueig és baix, la verificació de la identificació pot ser completada durant l’establiment d’una relació de negocis, quan això sigui necessari per no interrompre el desenvolupament normal de les activitats.
Si el subjecte obligat no pot identificar i/o verificar la identitat del client i/o del beneficiari efectiu o dubta de la veracitat o idoneïtat de la informació aportada, s’ha d’abstenir d’entrar en relació de negoci amb aquesta persona i valorar la necessitat de realitzar una declaració d’operació sospitosa davant de la UIFAND.
El subjecte obligat pot no completar el procés d’identificació i verificació de la identitat si considera que podria alertar al client de les sospites que pugui tenir, sempre i quan es presenti una declaració d’operació sospitosa davant de la UIFAND.
Pel que fa a les relacions preexistents, els subjectes obligats han d’establir una periodicitat de revisió de la identificació i verificació del beneficiari efectiu en funció del risc del client i aquesta no pot superar els 5 anys.
Per a més informació, veure el comunicat tècnic CT-02/2019.

Com es verifica la identitat del client i del beneficiari efectiu?
Per als clients persones físiques i per als beneficiaris efectius, els subjectes obligats han de verificar la seva identitat mitjançant, almenys, l’exhibició i còpia del document d’identitat oficial proveït d’una fotografia.
Si es tracta d’una persona que actua en nom d’una altra (física o jurídica), el subjecte obligat s’haurà d’assegurar de disposar d’una còpia dels poders de representació.
Pel que fa a les persones jurídiques, fideïcomisos i altres entitats, els subjectes obligats han d’identificar el client i el beneficiari efectiu i verificar la seva identitat a través dels documents, dades o informacions que obtinguin, entre d’altres, de l’escriptura de constitució, estatuts, certificat del registre, etc.
Per a més informació, veure l’article 7 del Reglament d’aplicació de la Llei 14/2017.

Propòsit i índole de la relació de negoci
El subjecte obligat ha d’identificar la finalitat i el motiu per la qual el client està contractant el servei o adquirint el producte ofert.

Origen dels fons
En el marc de l’aplicació de les mesures de DD, l’origen dels fons és l’activitat que els ha generat (activitat professional, herència, etc.),
És un error comú confondre l’origen dels fons amb la procedència del fons, la qual permet al subjecte obligat seguir la traçabilitat dels fons però, habitualment, no aporta llum sobre com s’han generat.
La verificació de l’origen dels fons es pot dur a terme mitjans diversos processos establerts pel subjecte obligat en funció del seu propi criteri i el grau de coneixement. Es podria fer, per exemple, sol·licitant les declaracions tributàries, còpies de comptes auditats, nòmines del client, etc.

Mesures DD simplificades

Quan es poden aplicar mesures de DD simplificades?
Es poden aplicar mesures de DD simplificada quan la relació de negoci o operació presenti un grau de risc reduït atenent a uns factors de risc en funció:

- Del client (societats que cotitzen en borsa, administracions públiques, etc.)
- Del producte, servei, operació o canal de distribució
- De l’àrea geogràfica (per exemple, Estats membres de la Unió Europea)

Per a més informació, veure l’article 11 de la Llei 14/2017.
L’aplicació de les mesures simplificades de DD no eximeix als subjectes obligats de controlar operacions i les relacions de negoci per poder detectar operacions inusuals o sospitoses.

Com s’han d’aplicar mesures de DD simplificades?
La principal característica de les mesures de DD simplificades de la resta de mesures possibles és que permeten ajustar la freqüència d’actualització de les dades i del seguiment de les operacions així com permeten disminuir la quantitat d’informació obtinguda en el moment de realitzar la DD.
Per a més informació, veure l’article 9 del Reglament d’aplicació de la Llei 14/2017.

Mesures DD reforçades

Quan s’han d’aplicar mesures de DD reforçades?
Els subjectes obligats han d’aplicar mesures reforçades de DD als PEPs, els seus familiars i afins.
A més a més, els subjectes obligats han d’aplicar mesures de DD reforçades en funció d’unes situacions d’alt risc que es veuen reflectides en un factors en funció:

- Del client (societats amb accions al portador, ús intensiu d’efectiu, etc.)
- Del producte, servei, operació o canal de distribució (afavoriment de l’anonimat, noves tecnologies, etc.)
- De l’àrea geogràfica (per exemple, països objecte de sancions internacionals)

Per a més informació, veure l’article 12 de la Llei 14/2017.

Com s’han d’aplicar mesures de DD reforçades?
Pel que fa a les mesures de DD reforçades, la normativa andorrana preveu que el subjecte obligat augmenti el volum d’informació obtinguda i la freqüència de les revisions, diversifiqui les fonts d’informació i obtingui l’autorització de l’alta direcció per establir o continuar la relació de negoci.
Per a més informació, veure l’article 10 del Reglament d’aplicació de la Llei 14/2017.

Persones políticament exposades

Les persones políticament exposades (d’ara en endavant, PEP) són persones físiques que exerceixin o han exercit funcions públiques importants sobre els quals s’hauran d’aplicar mesures reforçades de deguda diligència, així com, als seus familiars més propers i afins. L’article 3.6 de la Llei 14/2017 exposa un llistat d’aquestes funcions.
Per a més informació, veure l’article 3 apartats 6, 7 i 8 de la Llei 14/2017.
Les mesures de DD en relació a aquestes persones es veuen reforçades per un seguit de requisits establert a la normativa de blanqueig ja que el subjecte obligat ha de:

- Disposar de procediments adequats per determinar si el client o el beneficiari efectiu és una PEP;
- Obtenir l’autorització de l’alta direcció per establir o mantenir una relació de negoci amb una PEP;
- Adoptar les mesures adequades per determinar l’origen del patrimoni i dels fons objecte de la relació de negoci o de la operació;
- Realitzar una supervisió reforçada i permanent de la relació de negoci.

Addicionalment, el subjecte obligat ha d’establir uns mecanismes que li permetin detectar que un client o beneficiari efectiu ha esdevingut una PEP i aplicar-li les mesures de DD corresponents a partir d’aquest moment.
En casos de clients o beneficiaris efectius PEP, el subjecte obligat haurà d’aplicar les mesures de DD reforçades a l’inici de la relació de negoci amb la PEP, durant la vigència de dita relació i, com a mínim, fins passat un any des de que deixi d’exercir el càrrec públic, si continua sent mantenint la relació del negoci amb el subjecte obligat.
Per a més informació, veure els articles 14 a 17 de la Llei 14/2017 i l’article 2 del Reglament d’aplicació de la Llei 14/2017.

Seguiment de la relació de negoci

En cas de relació continuada amb el client, el subjecte obligat ha preveure uns procediments per supervisar el comportament del client, analitzar-ho i graduar el nivell de risc que se l’hi va atribuir inicialment, si fos necessari. En aquest sentit, el subjecte obligat ha de tenir identificada l’activitat normal i raonable del client i crear mecanismes que alertin de les possibles desviacions de l’operativa habitual, operacions inusuals o sospitoses.
A la pràctica, per poder dur a terme el seguiment dels seus clients, el subjecte obligat ha d’implementar un enfocament basat en el risc i realitzar controls amb diferents graus d’exhaustivitat i freqüència en funció del perfil del client. Això vol dir que l’abast del seguiment ha de ser proporcional al risc que presenti el client. La UIFAND, mitjançant el comunicat tècnic CT-02/2019 ha determinat que d’entre les obligacions que comporta realitzar una DD, la relativa a la identificació i verificació del beneficiari efectiu s’ha de realitzar com a mínim cada 5 anys.
És altament recomanable reflectir el seguiment dels clients en documents escrits.

Obligació de declaració d'operació sospitosa

Una declaració d’operació sospitosa (d’ara en endavant, DOS) és un escrit que realitza el subjecte obligat a la UIFAND a iniciativa pròpia per comunicar una operació o projecte d’operació relatiu a fons dels que tingui certesa o conegui, tingui sospites o motius raonables per considerar que podrien estar relacionats amb el blanqueig de capitals o el finançament del terrorisme. Aquest escrit s’ha de fer seguint unes instruccions i presentar-se omplint el formulari  previst a aquest efecte. Prèviament a la presentació de la DOS, el subjecte obligat ha de convenir via telefònica del dia i la hora per presentar l’escrit a les dependències de la UIFAND.

S’ha de destacar que la realització d’una DOS no pot ser delegada en un altre SO o persona.

Control intern, normativa interna i formació

Polítiques internes i procediments de control

La normativa andorrana en matèria de BC/FT estableix que els subjectes obligats han de disposar de polítiques i procediments de control interns. És imprescindible que aquestes polítiques i procediments es plasmin en un documenta escrit, es trobi a disposició i amb el contingut rellevant pels empleats en funció de la seva exposició al possible BC/FT. A més a més, aquests documents poden establir unes normes mínimes a seguir per part dels proveïdors o persones habilitades a actuar en nom del subjecte obligat.
El contingut de les polítiques internes i els procediments de control ha contenir una informació mínima com ho és la política d’acceptació de clients, la descripció de mesures de deguda diligència, indicadors d’operacions sospitoses o inhabituals, procediments interns de comunicació, etc. (per més informació, veure l’article 17 del Reglament d’aplicació de la Llei 14/2017).
El subjecte obligat s’ha d’assegurar que les polítiques i els procediments de control interns són comprensibles i es respecten. Addicionalment, i de forma periòdica s’ha de realitzar l’actualització d’aquests documents (incloure legislació nova, mesures de mitigació en cas de detectar riscos nous, millorar l’eficàcia del sistema de prevenció previ, etc.) per valorar la seva eficàcia i realitzar una eventual adaptació a les noves tendències o riscos detectats.
Els procediments de control han de ser aprovats per l’alta direcció i les polítiques internes, requereixen, a més a més d’aquesta aprovació, la de l’òrgan d’administració.
El nivell de detall de les polítiques i els procediments variarà en funció de la grandària, l’estructura i la complexitat del subjecte obligat i, tenint en compte, el grau d’exposició als riscos de BC/FT. En cas de que el subjecte obligat pertanyi a una associació o col·legi professional i aquest li proporcioni un esborrany de polítiques o procediment, el subjecte obligat ha de vetllar per adaptar-les el màxim possible a les especificitats del seu propi negoci.
Per a més informació, veure l’article 40 de la Llei 14/2017 i l’article 16 del Reglament d’aplicació de la Llei 14/2017.

Formació

Pel que fa a la formació, ha d’estar impartida tant a les persones que es relacionen directament amb el client com les que participen en les operacions lligades amb el client, així com tots el responsables de posar en funcionament les polítiques i procediments de BC/FT i tots els membres dels òrgans directius.
El contingut de la formació ha d’incloure coneixement general dels conceptes de BC/FT, polítiques i procediments de l’entitat, DOS, identificació i verificació de la identitat dels clients i els beneficiaris efectius, custòdia de la documentació, KYC, OCIC, indicadors de risc del sector, etc. i, en tot cas, exposar informació actualitzada i adaptada al lloc de treball i exposició al risc de BC/FT dels oients.
Els integrants del subjecte obligat han de tenir capacitat per entendre les obligacions que comporten ser subjecte obligat, vulnerabilitats als que es troba exposat, les polítiques internes i els procediments de control establertes per complir amb les obligacions legals en matèria de BC/FT.
En aquest sentit, és recomanable que els responsables del subjecte obligat deixin constància de la determinació de les persones que han d’assistir a la formació, el contingut, la freqüència, el mètode (presencial, virtual, externa) i, preferentment, verificar l’assoliment i el grau d’aprofitament de la formació.
Per a més informació, veure art.42 de la Llei 14/2017 i art. 18 del Reglament d’aplicació de la Llei 14/2017.

Conservació de la documentació

La normativa andorrana estableix un termini de conservació de la documentació relativa a la matèria de BC/FT durant un mínim de 10 anys. Aquesta documentació inclou dades i informació obtinguda en compliment de la Llei 14/2017 (identitat del client, la naturalesa i la data de la transacció, l’origen dels fons, el tipus de divisa i l’import de la transacció i el propòsit i la índole de la relació comercial amb el client), justificants i registres de les transaccions i operacions, informació dels comptes i correspondència comercial. De la mateixa manera, el subjecte obligat també ha de conservar còpia de tots els documents relatius a les anàlisis realitzades en relació als clients, quan es detectin operacions inhabituals, així com en cas de presentar una DOS, i totes les comunicacions d’infraccions internes.
El període per la conservació de la documentació s’inicia a partir de:

a. La data de finalització de les relacions de negocis amb els clients.
b. La data de la transacció ocasional

En casos concrets i de manera motivada, la UIFAND té la potestat d’allargar el termini de conservació de la documentació per un període màxim de 5 anys addicionals.
Per a més informació, veure l’article 37 de la Llei 14/2017.
La documentació obtinguda només pot ser tractada amb la finalitat establerta per la Llei 14/2017.

Estudi de risc individual

Els subjectes obligats han de disposar del seu Estudi de Risc Individual (d’ara en endavant, ERI). Es tracta d’un document d’anàlisi dels riscos i vulnerabilitats en matèria de BC/FT als que està exposat cada subjecte obligat. L’objectiu d’aquesta anàlisi és que el subjecte obligat identifiqui tots els riscos inherents del seu negoci i posi en funcionament les mesures de mitigació d’aquests riscos. És de primordial importància que els resultats obtinguts reflecteixin la realitat de l’empresa, és a dir, siguin adaptats a la complexitat i la grandària del negoci i estiguin documentats.
Per a més informació, veure la Guia de l’ERI.

Mesures restrictives

Els subjectes obligats s’han d’assegurar que cap de les persones amb les que mantenen algun tipus de relació de negoci apareixen a la Llista de les Nacions Unides.
Per a més informació, veure l’apartat Mesures Restrictives.

Altra documentació d’interès

Nota informativa adreçada al sector immobiliari

Guia de GAFI d’enfocament basat en el risc dirigida als agents immobiliaris (ENG)